Vemos con frecuencia que nuestros clientes vienen a nosotros buscando establecer una nueva política de identificación de empleados, hacen su investigación, trabajan con nuestros Gerentes de Cuenta, compran sus equipos y asumen que su proyecto ha terminado.
¡La realidad es otra, el proyecto apenas está comenzando! La única forma en que su sistema de identificación de empleados sea exitoso es si tiene una política clara y bien documentada para sus tarjetas de identificación.
Si es nuevo en la creación de política de identificación de empleados, primero considere la creación de mejores prácticas de control de acceso y defina el por qué las tarjetas de identificación son importantes tanto para sus empleados como para su organización en general. Una vez que haya establecido esta base, asegúrese de que el resto de decisiones se tomen estén alineadas con estos parámetros.
Como segunda medida, asegúrese de tener una política establecida para el proceso de creación de sus tarjetas de identificación.
¿Quíen estará a cargo de manejar su impresora de tarjetas de identificación?
- ¿Qué entrenamiento recibirá?
- ¿Quién le reemplazará en caso de que esté fuera de la oficina?
¿Quíen es responsable de solicitar la creación de tarjetas para empleados nuevos?
- ¿Cómo se procesa la solicitud?
- ¿Quién autoriza este tipo de solicitudes?
- ¿Cómo se documenta?
Una vez impresa, ¿Cómo se hace llegar la nueva tarjeta al empleado correspondiente?
- ¿Qué identificación utilizará el empleado mientras recibe su tarjeta de identificación?
- ¿Cuál es el proceso de distribución de documentos de identificación?
- ¿Quién está a cargo de mantener dichos documentos actualizados?
¿Cuál es la política para tarjetas perdidas?
- ¿Se cobra una multa por reemplazarla? De ser así, ¿cuál es el valor de la multa?
- Si la tarjeta también se usa para el acceso a la empresa y seguridad física, ¿cuál es el proceso para desactivar la tarjeta perdida y evitar el uso no autorizado de la misma?
- ¿Se necesita comunicar el incidente a otros departamentos?
¿Cómo se recupera la tarjeta cuando un empleado renuncia o es despedido de la empresa?
- Una vez el empleado devuelve su tarjeta, ¿Se desecha o se archiva?
Después de responder estas preguntas, el tercer paso es determinar sus expectativas respecto a como desea que sus empleados utilicen y presenten sus tarjetas. ¿Es obligatorio que el empleado mantenga su tarjeta visible mientras se encuentra en las instalaciones de la empresa?
¿Cómo debe el empleado portar su tarjeta de identificación?
- Asegúrese de considerar todas las posiciones y niveles de responsabilidad de los diferentes empleados a través de su organización para poder garantizar el nivel de seguridad óptimo de acuerdo a sus necesidades.
- Si el accesorio para cargar su tarjeta se pierde o se daña, ¿a quién debe contactar el empleados?
¿Desea personalizar los accesorios para portar tarjetas?
- ¿En los colores de su empresa?
- ¿Con su logotipo?
¿Los empleados son responsables de comprar sus accesorios para porte de tarjeta? O estos son provistos por la empresa?
¿Qué consecuencias enfrenta un empleado que decida no respetar la política de identificación de empleados?
¿Cómo debe un empleado proceder si ve a un compañero ir en contra de la política de identificación de empleados de la empresa?
El cuarto paso en este proceso se enfoca en el manejo de visitantes. La mayoría de organizaciones tienen contratistas, consultores o empleados temporales. Saber si éstos se encuentran en sus instalaciones es tan importante como controlar el acceso de sus empleados permanentes.
Una política clara para identificar visitantes, contratistas y empleados temporales ayudará a garantizar la seguridad de su empresa y sus empleados.
Finalmente, debe considerar cómo se comunicarán a su equipo los procedimientos y políticas establecidos. Muchas compañías lo comunicarán en su manual para empleados. Otras imprimen claramente las expectativas de de su política de identificación de empleados en la parte posterior de la tarjeta de identificación.
Considerar todos los puntos presentados aqui ayudará a que su programa de identificación sea un exito.
Bien sea que necesite impresoras de tarjetas, sistemas de foto identificación o simplemente lanyards o accesorios, puede confiar en ID Wholesaler como su proveedor de confianza.
Para mayor información, o si tiene preguntas respecto al establecimiento de políticas de identificación de empleados para su empresa, ¡comuníquese con nosotros en el chat!
